Un bufete acumula datos en portátiles, teléfonos, escáneres, copias de seguridad, cuentas en la nube y papel. Cuando se sustituye un equipo o un registro llega al final de su conservación, los datos tienen que desaparecer, y desaparecer de verdad.
El plazo de conservación lo fija su abogado, según las reglas que se apliquen al bufete y al asunto. Nosotros no lo fijamos. Este artículo trata de la eliminación.
El problema
Borrar un archivo, vaciar la papelera o formatear un disco a menudo deja los datos recuperables. Un portátil vendido, donado o devuelto al terminar un arrendamiento puede llevar años de archivos de clientes.
Las fotocopiadoras y los escáneres que guardan documentos en un disco interno se olvidan con facilidad.
Qué se sabe
NIST, la agencia de normas de Estados Unidos, publica guías sobre la depuración de soportes. Las describimos en lenguaje sencillo y no damos ninguna cifra.
Describen tres niveles. Borrar sobrescribe los datos con órdenes corrientes y protege frente a una recuperación sencilla. Depurar usa métodos más fuertes, como un borrado seguro incorporado en la unidad o la eliminación de la clave de una unidad que protege sus datos. Así la recuperación no es viable ni con técnicas de laboratorio. Destruir arruina físicamente el soporte para que no se pueda volver a usar.
El nivel adecuado depende de lo delicados que sean los datos y de lo que pase con el equipo después: si se reutiliza en el bufete, se vende, se dona, se devuelve o se desecha.
Qué hacer
- Lleve un inventario de dónde están los datos del bufete: ordenadores, teléfonos, tabletas, fotocopiadoras, escáneres, discos externos, copias de seguridad, cuentas en la nube y papel
- Pida a su abogado las reglas de conservación y cualquier deber de preservar registros, por ejemplo por una disputa en curso, y no elimine nada que deba conservarse
- Ajuste el método al equipo y a su destino: un equipo que se queda en el bufete necesita menos que uno que sale de su control
- Use un proveedor o una herramienta que siga los niveles de NIST, y pídale que diga qué nivel aplicó
- Anote cada eliminación: qué, cuándo, cómo, quién la hizo y, si fue un proveedor, una confirmación por escrito
- Triture el papel, y recuerde que los archivos antiguos en cajas y en trasteros también cuentan
- Retire el acceso de un equipo a las cuentas antes de que salga: cierre su sesión, sáquelo de la gestión del bufete y cancele sus credenciales
Dónde se descuidan los bufetes
- Dar por suficiente un restablecimiento de fábrica o un formateo en un equipo que sale del bufete
- Olvidar que una fotocopiadora o un escáner tiene un disco, sobre todo al terminar un arrendamiento
- Borrar del sistema en uso mientras quedan copias antiguas en las copias de seguridad y en las exportaciones
- Eliminar algo que estaba sujeto a un deber de preservar
- No llevar ningún registro, de modo que el bufete no puede demostrar lo que hizo
Qué mirar al implementarlo
- Pregunte a cada proveedor de la nube cómo funciona el borrado, cuánto tiempo permanecen las copias en las copias de seguridad y cómo confirma el resultado
- Pregunte al proveedor de eliminación cómo trata los datos y qué prueba entrega
- Compruebe que los equipos con el cifrado activado, si el bufete lo usa, siguen igualmente un paso de eliminación escrito
- Decida quién en el bufete es responsable del proceso, y póngalo en las listas de comprobación de salidas y de sustitución de equipos
- Revise el inventario y las reglas de conservación con su abogado de vez en cuando