Recursos para bufetes
Nuestros artículos agrupados por tema, una lista de una página y un glosario breve.
Artículos por tema
Empezar a automatizar
Cómo elegir, describir y valorar un primer proyecto.
- Qué debe automatizar primero un bufeteCómo elegir un primer proyecto: trabajo pequeño y repetido, fácil de describir y fácil de revisar.
- Cómo documentar los procesos de un bufete antes de automatizarlosUna forma sencilla de poner por escrito cómo se hace hoy una tarea, para que la automatización parta de hechos y no de la memoria.
- Cómo medir si una automatización funcionóQué medir, cómo obtener un punto de partida y cómo leer el resultado sin inventar métricas.
- Software a la medida, configurar una plataforma o no hacer nada: cómo elegirCómo comparar construir software a la medida, configurar una herramienta que el bufete ya tiene y dejar un proceso como está.
Admisión y comunicación con clientes
Desde la primera consulta hasta el correo, el correo postal y las llamadas del día a día.
- Cómo automatizar la admisión de clientes en un bufeteUn esquema práctico de la admisión: qué registrar, quién se encarga del siguiente paso y cómo conectarla con el expediente.
- Qué necesita la página de contacto de un bufete para convertir consultas en clientesQué poner en una página de contacto, qué dejar fuera y qué revisar una vez que está en funcionamiento.
- Un seguimiento sencillo para las consultas que no se convirtieron en clientesUn seguimiento que un equipo pequeño puede llevar: quién se encarga de cada paso, qué registrar y cuándo detenerse.
- Cómo manejar el correo postal y las llamadas telefónicas en un bufeteCómo pueden manejar el correo y las llamadas los proveedores conectados al flujo de trabajo del bufete, y qué sigue decidiendo el bufete.
- Reglas para ordenar la bandeja de entrada de un bufete y archivar el correo al expedienteReglas sencillas para clasificar el correo entrante, asignarlo y guardar los mensajes adecuados en el expediente del cliente.
- Un portal de clientes: cuándo tiene sentido y cuándo noQué puede hacer un portal de clientes, cuándo encaja con el trabajo de un bufete y qué comprobar antes de adoptarlo.
Facturación y tiempo
Cómo el tiempo se convierte en factura, y qué pueden y qué no pueden decir los números.
- Cómo conectar el tiempo trabajado con la factura sin capturarlo dos vecesCómo capturar el tiempo una sola vez, revisarlo y llevarlo a la factura y al registro de pagos, y qué comprobar.
- De las horas trabajadas a los honorarios cobrados: dos conjuntos de cifras que no deben mezclarseQué informan Clio y el Thomson Reuters Institute sobre la facturación y el cobro, y por qué no deben compararse.
- Cuánto del día de un abogado es facturable, y qué deja fueraQué informa una referencia de uso de un proveedor sobre las horas facturables, y por qué el tiempo no facturado no es lo mismo que el trabajo administrativo.
- El tiempo administrativo en los bufetes: lo que se sabe y lo que noQué informa una encuesta a abogados de bufetes pequeños sobre cómo emplean su tiempo, y qué no mide ninguna fuente.
Sistemas y documentos
Cómo conectar las herramientas que un bufete ya usa y trasladar su información con cuidado.
- Conectar el correo, el calendario y la gestión de casos: cuándo sí y cuándo noCómo decidir qué herramientas conectar, en qué orden y cuáles dejar separadas.
- Cómo preparar los datos de un bufete antes de pasar a un sistema nuevoQué inventariar, limpiar y decidir sobre clientes, asuntos y contactos antes de trasladar cualquier dato.
- Control de plazos: qué debe resolver un sistema de calendario y recordatorios, y dónde fallaQué debe hacer un sistema de plazos, los puntos de falla habituales y cómo comprobarlos.
- Cómo conectar la firma electrónica y los documentos con el expedienteCómo vincular la preparación de documentos y la firma electrónica con el expediente, y qué comprobar antes de hacerlo.
- Cómo funciona la firma electrónica y qué evidencia dejaCómo funciona la solicitud de firma, qué registra y qué revisar con su abogado.
- Migrar la gestión de casos: fases, pruebas y apagado del sistema anteriorUn plan por fases, qué probar y cómo retirar con seguridad el sistema anterior.
Seguridad y respaldo
Qué preguntar a un proveedor y cómo poder recuperarse.
- Qué preguntar a un proveedor tecnológico sobre la seguridad de la información de los clientesPreguntas sobre acceso, almacenamiento, confidencialidad e incidentes que conviene hacer a un proveedor, y cómo leer las respuestas.
- Copias de seguridad y recuperación: qué necesita un bufete y cómo probarloQué copiar, cuántas copias conservar y dónde, y cómo probar que la recuperación funciona.
- Verificación en dos pasos en un bufete: qué es y dónde fallaQué es, los tipos de método y los errores al activarla en un bufete.
- Phishing y fraude por correo dirigidos a los bufetes: señales y hábitos que ayudanLas señales del phishing y del fraude por correo, y los hábitos para verificar antes.
- Cuentas y permisos: quién puede abrir qué, y qué ocurre cuando alguien se vaCómo dar a cada persona el acceso que necesita y cerrarlo el día que se va.
- Conservar y eliminar con seguridad los datos y los equipos del bufetePor qué borrar un archivo no es eliminarlo, y los niveles de depuración de NIST.
Proyectos y soporte
Preparar el bufete, llevar el proyecto y mantenerlo funcionando después.
- Cómo preparar un bufete para implementar un softwareUna guía breve: quién decide, qué poner por escrito y cómo involucrar al equipo antes de empezar un proyecto.
- Cómo llevar un proyecto de tecnología en un bufete: alcance, responsables, fases y cuándo decir que noUna manera de definir el alcance, designar responsables, trabajar por fases y decir que no a los cambios que no corresponden.
- Cómo capacitar al equipo de un bufete en una herramienta nueva para que se useUn plan de capacitación para abogados y personal: qué enseñar, en qué orden y cómo saber si la herramienta se usa.
- Por qué importa el soporte mensual después del lanzamientoQué cambia después del lanzamiento, qué ocurre sin soporte y qué suele cubrir el soporte mensual.
- Qué debe incluir el soporte tecnológico mensual y cómo evaluar a un proveedorQué preguntar a un proveedor tecnológico antes de aceptar un soporte mensual, y cómo comparar ofertas.
Lo que dicen los datos
Qué muestran los estudios publicados y qué dejan fuera.
- Qué dicen los datos sobre responder con rapidez a los clientes nuevosQué encontraron una agencia de marketing y Clio al contactar bufetes, y qué no muestran las cifras.
- Comunicación con clientes y llamadas: lo que se sabe y lo que noQué muestran los registros disciplinarios de Illinois y el experimento de llamadas de Clio sobre la comunicación, y dónde no hay cifras.
- Adopción de tecnología en los bufetes: lo que muestran las encuestas y lo que noQué informan las encuestas de la ABA, ILTA y Clio sobre herramientas en la nube, software de gestión de la práctica e inteligencia artificial, y por qué no pueden compararse.
- La comunicación en los registros de disciplina de abogados: lo que muestran los datos por estadoQué dicen los registros de Illinois, Minnesota y Florida sobre la comunicación y la disciplina, y dónde terminan los datos.
- Qué muestran los estudios de los proveedores de software, y qué noQué informan los propios estudios de Clio sobre su software, y los límites de una investigación financiada por el proveedor.
Lista de verificación
Una lista de una página para elegir un primer proyecto de automatización.
Lista: qué automatizar primeroGlosario
Definiciones breves y neutras de los términos que usamos en los artículos, con los artículos que explican cada uno.
- Admisión de clientes
- La primera etapa de una relación con un cliente nuevo: reunir los datos básicos de una consulta y decidir qué sigue.
- Automatizar la admisión de clientesPágina de contacto de un bufete
- Integración
- Una conexión que permite que dos herramientas compartan información de forma automática, para que nadie tenga que escribirla dos veces.
- Conectar correo, calendario y casos
- Automatización
- Una tarea que un sistema realiza siguiendo pasos escritos de antemano, con una persona que revisa el resultado cuando hace falta.
- Qué debe automatizar primero un bufeteMedir si una automatización funcionó
- Flujo de trabajo
- Los pasos ordenados que sigue un trabajo de principio a fin, y quién responde de cada uno.
- Documentar los procesos del bufete
- Sistema de gestión de casos
- Un programa donde un bufete guarda en un solo lugar sus asuntos, contactos, documentos, plazos y notas.
- Conectar correo, calendario y casosSoftware a la medida, plataforma o nada
- Portal del cliente
- Un sitio web privado donde los clientes ven documentos o mensajes del bufete en lugar de recibirlos por correo.
- Portal de clientes de un bufete
- Respaldo
- Una copia aparte de la información, guardada para poder restaurarla si el original se pierde o se daña.
- Copias de seguridad de un bufete
- Prueba de recuperación
- Un ensayo en el que un bufete restaura información desde un respaldo para comprobar que de verdad funciona.
- Copias de seguridad de un bufete
- Migración de datos
- Trasladar la información de un bufete de un sistema a otro, normalmente después de ordenarla.
- Preparar los datos del bufete para migrarMigrar la gestión de casos
- Firma electrónica
- Una forma de firmar un documento por medios electrónicos en lugar de en papel.
- Firma electrónica y expedienteCómo funciona la firma electrónica
- Calendario de plazos
- Un calendario o lista que sigue las fechas en que algo debe hacerse en un asunto, con recordatorios.
- Control de plazos en un bufete
- Permisos de acceso
- Las reglas que deciden quién puede ver o cambiar cada dato de un sistema.
- Cuentas y permisos en un bufetePreguntas de seguridad a un proveedor
- Registro de actividad
- Un registro de quién hizo qué en un sistema y cuándo.
- Preguntas de seguridad a un proveedor
- Proveedor de tecnología
- Una empresa que suministra o da soporte a programas o servicios de tecnología para un bufete.
- Preguntas de seguridad a un proveedorSoporte tecnológico mensual para un bufete
- Asunto
- Un caso o encargo de un cliente en un bufete, con sus propios documentos, plazos, notas y facturación.
- Firma electrónica y expedienteOrdenar el correo de un bufete y archivarlo
- Verificación de conflictos
- Una búsqueda en los registros de un bufete, antes de aceptar un cliente o asunto nuevo, para ver si podría chocar con personas a quienes ya representa.
- Automatizar la admisión de clientesDocumentar los procesos del bufete
- Registro de plazos y audiencias
- Anotar en el calendario del bufete los plazos y las fechas de audiencia de un asunto para que no se pase ninguno.
- Control de plazos en un bufeteConectar correo, calendario y casos
- Descubrimiento electrónico (e-discovery)
- Localizar, reunir y revisar información almacenada electrónicamente, como correos y documentos, para usarla en un asunto legal.
- Copias de seguridad de un bufetePreguntas de seguridad a un proveedor
- Conservación de documentos
- Cuánto tiempo conserva un bufete cada tipo de registro antes de eliminarlo o archivarlo, y quién lo decide.
- Copias de seguridad de un bufeteEliminación segura de datos del bufete
- Tiempo objetivo de recuperación (RTO)
- En palabras sencillas: cuánto tiempo puede estar un bufete sin un sistema antes de que la interrupción sea un problema real.
- Copias de seguridad de un bufete
- Punto objetivo de recuperación (RPO)
- En palabras sencillas: cuánto trabajo reciente puede permitirse perder un bufete, lo que decide cada cuánto hay que hacer un respaldo.
- Copias de seguridad de un bufete
- Autenticación multifactor (MFA)
- Iniciar sesión con algo más que una contraseña, como un código del teléfono, de modo que una contraseña robada no baste.
- Verificación en dos pasos en un bufetePreguntas de seguridad a un proveedor
- Inicio de sesión único (SSO)
- Un solo inicio de sesión que da acceso a varias herramientas, de modo que cada persona tiene un acceso y el bufete lo gestiona en un solo lugar.
- Preguntas de seguridad a un proveedorConectar correo, calendario y casos
- Gestión de documentos
- Mantener los documentos de un bufete ordenados, localizables y unidos al asunto correcto, con un registro de versiones y cambios.
- Firma electrónica y expedienteOrdenar el correo de un bufete y archivarlo
- Plantilla
- Un documento preparado de antemano con espacios que se rellenan con datos del asunto, para no escribirlo desde cero cada vez.
- Documentar los procesos del bufeteFirma electrónica y expediente
- API (interfaz de conexión)
- Un conjunto de reglas que permite que un programa pida información a otro o se la envíe, que es como funcionan muchas integraciones.
- Conectar correo, calendario y casosDel tiempo trabajado a la factura
- Registro de tiempo
- Un registro del tiempo trabajado en un asunto, que se guarda para poder revisarlo y facturarlo.
- Del tiempo trabajado a la facturaCuánto del día de un abogado es facturable
- Alcance
- Qué incluirá un proyecto y qué no, acordado antes de empezar para que ambas partes sepan qué esperar.
- Llevar un proyecto de tecnologíaPreparar un bufete para un software nuevo
- Acuerdo de soporte
- Un acuerdo escrito con un proveedor que fija qué cubre el soporte continuo y cómo se atienden los problemas.
- Soporte tecnológico mensual para un bufetePor qué importa el soporte mensual
- Exportación de datos
- Sacar de un sistema una copia de la información de un bufete en un formato que otra herramienta pueda leer.
- Preparar los datos del bufete para migrarPreguntas de seguridad a un proveedor
- Software en la nube
- Software que funciona en los servidores de un proveedor y se usa por internet en lugar de instalarse en los equipos del propio bufete.
- Preguntas de seguridad a un proveedorSoftware a la medida, plataforma o nada