Nuestro artículo sobre la preparación de los datos trata de qué limpiar y decidir antes de mover nada. Este empieza después: cómo moverse por fases, qué probar y cómo retirar el sistema anterior.
No da ningún plazo, porque depende del bufete, de las herramientas y de la cantidad de datos.
El problema
Una migración puede parecer terminada cuando los datos ya se han copiado. Los problemas aparecen después: un plazo que no se trasladó, un documento que no se abre, una persona que ve lo que no debe.
Si el sistema anterior se apaga antes de que alguien lo compruebe, no queda nada con lo que comparar.
Qué se sabe
No encontramos ninguna cifra independiente sobre la tasa de fallos de las migraciones de gestión de casos, y no damos ninguna.
Lo que es seguro viene de cómo se hace el trabajo. El sistema nuevo tiene otros campos y otras reglas, de modo que cada registro se traslada con una correspondencia, y cada correspondencia es un lugar donde algo puede perderse. Las pruebas encuentran esos lugares mientras el sistema anterior aún puede responder.
Un plan por fases
- Decidir: nombre al responsable, a las personas que prueban, qué se mueve y qué se archiva, y qué se considerará terminado
- Preparar: limpie los datos y escriba la correspondencia entre los campos antiguos y los nuevos
- Ensayar: mueva una copia de los datos a una versión de prueba del sistema nuevo y compárela con el original
- Probar: pase el trabajo real del bufete por la versión de prueba, con la lista de más abajo
- Capacitar: deje que quienes usarán el sistema practiquen en la versión de prueba antes que en la real
- Cambiar: congele los cambios en el sistema anterior, haga la copia final y empiece a trabajar solo en el nuevo
- Retirar: mantenga el sistema anterior en solo lectura durante el periodo que fijen el bufete y su abogado, exporte lo que deba conservarse y después ciérrelo
Qué probar antes de cambiar
- Cada asunto abierto muestra el cliente, los contactos, el estado y el responsable correctos
- Cada plazo y cada entrada del calendario que viene coincide con el sistema anterior, comprobado por una persona
- Una búsqueda de conflictos da los mismos resultados que antes
- Los documentos se abren desde sus asuntos, y la estructura de carpetas es la que la gente espera
- Una factura o un ciclo de facturación da los mismos totales que el sistema anterior para las mismas entradas de tiempo
- Cada perfil ve lo que debe y nada más, incluidos los asuntos confidenciales
- El correo, la firma electrónica y las demás herramientas conectadas siguen archivando en el asunto correcto
Qué mirar al implementarlo
- Un plan de vuelta atrás: qué hace el bufete si los primeros días van mal, y hasta cuándo es posible
- Una lista breve de diferencias conocidas, para que el personal sepa qué cambió y a quién preguntar
- Si el proveedor anterior permite al bufete exportarlo todo, en qué formato y durante cuánto tiempo después de terminar el contrato
- No cancele el contrato anterior hasta comprobar la exportación y hasta que su abogado haya dicho cuánto tiempo deben conservarse los registros
- Guarde un registro firmado de quién aprobó los datos finales y el cambio