Las herramientas de firma electrónica son ya habituales en los bufetes. Son rápidas y es fácil usarlas sin saber qué registran.
Este artículo describe cómo funciona una solicitud y qué evidencia suele dejar. Nuestro artículo sobre cómo conectar la firma electrónica con el expediente trata del archivo. Este trata de la firma en sí. No dice si una firma es válida.
El problema
Un bufete envía documentos a firmar y archiva la copia firmada. Meses después alguien pregunta quién fue el firmante, cuándo ocurrió la firma y cómo supo el bufete que era la persona correcta. El archivo firmado por sí solo puede no responder.
Cada herramienta guarda un registro distinto, y un bufete que nunca lo ha mirado puede encontrar lagunas en el peor momento.
Qué se sabe
No encontramos ninguna cifra independiente sobre la frecuencia con que se impugnan las firmas electrónicas, y no damos ninguna.
Lo que dice la ley es asunto de su abogado. En términos generales, la ley federal ESIGN dice que una firma, un contrato o un registro no pierde su efecto solo por ser electrónico, dentro de las operaciones que abarca. No obliga a nadie a aceptar una firma electrónica. Florida tiene su propia versión de la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas. Describimos estas leyes; no las interpretamos.
Algunos tipos de documento tienen reglas propias, y su abogado sabe cuáles. Por eso el bufete debe decidir con su abogado, documento por documento, dónde es aceptable la firma electrónica.
Cómo funciona una solicitud
- El bufete sube o genera el documento y elige a los firmantes y el orden
- Cada firmante recibe un mensaje con un enlace, y a veces un código u otra comprobación de quién es
- Normalmente se pide al firmante que acepte el uso de registros electrónicos antes de firmar
- El firmante firma escribiendo, dibujando o pulsando, según la herramienta
- La herramienta sella el documento para que se pueda detectar un cambio posterior, y envía copias a las partes
- El proveedor registra hechos como enviado, abierto, firmado, rechazado o vencido, en un historial o en un certificado de finalización; lo que registra varía según el proveedor
Qué hacer
- Pregunte al proveedor qué contiene su certificado o su historial, y mire uno real de una solicitud de prueba
- Guarde juntos en el expediente el documento firmado, el certificado o historial y el mensaje de envío
- Elija un nivel de comprobación de la identidad que se ajuste al documento, con la opinión de su abogado
- Use las plantillas del propio bufete, aprobadas por un abogado, y no documentos montados con prisa
- Decida con su abogado cuánto tiempo conserva el bufete los registros, y confirme que el proveedor los conserva al menos ese tiempo o permite exportarlos
- Compruebe la dirección de correo del firmante por un segundo canal cuando el documento importa, porque el enlace llega a quien lea ese buzón
Qué mirar al implementarlo
- Si la copia firmada y la evidencia vuelven las dos al asunto, y no solo una de ellas
- Si el bufete puede exportarlo todo cuando deje al proveedor
- Quién en el proveedor puede leer los documentos, y dónde se guardan
- Qué ocurre cuando un firmante rechaza, una solicitud vence o un firmante necesita una copia en papel
- Si su abogado ha dicho en qué documentos es aceptable la firma electrónica y en cuáles no